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Acceso Basado en Roles (RBAC): Implementación de políticas de acceso basadas en roles para asegurar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos.

La utilidad de su implementación en las organizaciones no solo radica en el hecho de poder establecer un procedimiento de trazabilidad y Command de la información, sino también de que todos los interesados puedan tener acceso a la misma, de manera práctica y sencilla.

Accesibilidad: Los documentos deben estar disponibles para su consulta por parte de las personas autorizadas en el momento que se necesiten.

Esto es una ventaja para las organizaciones que no dedican ya algunos miembros de su private informático a la ciberseguridad. 

Colaboración y Command de versiones: facilita el trabajo en equipo mediante la edición colaborativa y mantiene un historial completo de cambios en los documentos.

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El software de gestión documental utiliza varios métodos para capturar documentos electrónicos y convertir archivos en papel a formato electronic. Estos sistemas funcionan mediante diversos métodos de captura de documentos, entre los que se incluyen:

Desde sistemas a gran escala, hasta soluciones locales que buscan ofrecer servicios al alcance de las pequeñas y medianas empresas, los tipos de sistemas que proporcionan un medio para incorporar prácticas estándar de archivo y administración son bastante variados.

Mejora en la colaboración: Los sistemas de gestión documental facilitan el trabajo en equipo a través de plataformas compartidas y herramientas de colaboración.

Respaldo ofrecido por el proveedor: consideramos el soporte técnico y la asistencia que el proveedor brinda a sus clientes.

Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. La empresa decidirá qué Gestión Documental empleados pueden tener acceso

Es posible que te encuentres luchando por encontrar la información que necesitas, perder tiempo valioso en la búsqueda de documentos o incluso enfrentar riesgos de seguridad al manejar información confidencial de manera inadecuada.

Las plantillas inteligentes Microsoft 365® incluidas en la herramienta con la cual el completado de la información se hace de manera sencilla y la creación de documentos y posterior conversión a formato PDF se agiliza.

Dropbox Enterprise es un conocido software de gestión documental diseñado para empresas que buscan optimizar el almacenamiento, la organización y la colaboración de documentos en un entorno electronic.